Prorate adalah sistem perhitungan gaji secara proporsional berdasarkan jumlah hari kerja aktual dalam satu bulan. Kalau Anda baru mulai bekerja di pertengahan bulan, atau mengundurkan diri sebelum akhir bulan, maka gaji yang Anda terima bukan satu bulan penuh, melainkan dihitung sesuai berapa hari Anda benar-benar bekerja. Itulah intinya.

Istilah ini juga sering ditulis sebagai prorata (dari bahasa Latin yang berarti “sesuai bagian”). Keduanya merujuk pada konsep yang sama dan dipakai bergantian dalam konteks penggajian di Indonesia.

Kapan Gaji Prorate Berlaku?

Prorate tidak hanya berlaku untuk karyawan baru. Ada beberapa situasi yang memicu perhitungan prorate:

Karyawan baru yang mulai bekerja di tengah bulan: Gaji bulan pertama dihitung dari tanggal masuk hingga akhir bulan
Karyawan yang resign sebelum akhir bulan: Gaji bulan terakhir dihitung dari awal bulan hingga tanggal terakhir bekerja
Cuti tanpa bayar (unpaid leave): Hari-hari cuti tanpa bayar dipotong dari gaji bulan berjalan
Karyawan yang mulai atau berhenti di tanggal di luar awal/akhir bulan: Ini adalah kasus paling umum yang membutuhkan perhitungan prorate
THR prorata: Tunjangan Hari Raya juga bisa dihitung secara prorate jika masa kerja karyawan belum genap satu tahun

Rumus Prorate Gaji

Ada dua rumus yang paling umum digunakan di Indonesia. Pilihan rumus biasanya tergantung kebijakan perusahaan dan apakah acuannya adalah hari kalender atau hari kerja.

Rumus 1: Berdasarkan hari kalender

Gaji Prorate = (Jumlah hari kerja aktual / Jumlah hari kalender dalam bulan tersebut) x Gaji pokok

Rumus 2: Berdasarkan hari kerja efektif

Gaji Prorate = (Jumlah hari kerja aktual / Jumlah hari kerja dalam bulan tersebut) x Gaji pokok

Perbedaannya: rumus pertama menggunakan total hari kalender (28, 30, atau 31), sedangkan rumus kedua hanya menghitung hari kerja efektif (biasanya Senin-Jumat, dikurangi hari libur nasional). Rumus mana yang dipakai harus tercantum jelas dalam peraturan perusahaan atau perjanjian kerja.

Contoh Perhitungan Prorate untuk Karyawan Baru

Andi mulai bekerja pada tanggal 16 April. Gaji pokoknya Rp6.000.000 per bulan. April punya 30 hari kalender dan 22 hari kerja efektif. Andi bekerja selama 11 hari kerja di bulan April (16 hingga 30 April, dikurangi hari libur).

Dengan rumus hari kalender: (15 hari sisa / 30 hari) x Rp6.000.000 = Rp3.000.000

Dengan rumus hari kerja: (11 hari kerja / 22 hari kerja) x Rp6.000.000 = Rp3.000.000

Kebetulan hasilnya sama di contoh ini, tapi ini tidak selalu terjadi. Semakin banyak hari libur nasional dalam satu bulan, semakin besar kemungkinan kedua rumus menghasilkan angka berbeda.

Contoh Perhitungan Prorate untuk Karyawan Resign

Budi mengundurkan diri efektif tanggal 20 Mei. Gaji pokoknya Rp8.000.000 per bulan. Mei punya 31 hari kalender.

Gaji prorate Budi = (20 hari / 31 hari) x Rp8.000.000 = Rp5.161.290

Perlu diingat: perhitungan ini hanya untuk gaji pokok. Tunjangan tetap biasanya ikut dihitung prorate, sedangkan tunjangan tidak tetap (seperti uang transport atau makan harian) dihitung berdasarkan kehadiran aktual.

Prorate THR: Aturan yang Wajib Diketahui

Berdasarkan Peraturan Menteri Ketenagakerjaan No. 6 Tahun 2016, karyawan dengan masa kerja minimal 1 bulan berhak mendapatkan THR secara prorata. Rumusnya: (masa kerja dalam bulan / 12) x satu bulan upah.

Contoh: karyawan dengan masa kerja 4 bulan menerima THR sebesar 4/12 x gaji = sepertiga dari gaji. Ini adalah hak yang dilindungi hukum, bukan kebijakan sukarela perusahaan. Informasi lebih detail tentang aturan THR tersedia di situs resmi Kementerian Ketenagakerjaan RI.

Prorate dalam Software Penggajian

Menghitung prorate secara manual memang tidak terlalu rumit untuk satu atau dua karyawan. Tapi jika perusahaan Anda punya puluhan karyawan dengan tanggal masuk dan keluar yang berbeda setiap bulannya, kalkulasi manual rentan kesalahan dan memakan waktu.

Solusi yang banyak digunakan adalah software HRIS dan payroll seperti Talenta by Mekari atau Gadjian, yang bisa menghitung gaji prorate secara otomatis berdasarkan tanggal masuk, tanggal keluar, dan data kehadiran. Hasilnya langsung terintegrasi dengan slip gaji dan laporan pajak.

Memahami apa itu prorate penting baik bagi karyawan maupun HR. Bagi karyawan, pemahaman ini membantu memastikan gaji yang diterima sudah sesuai dengan hak. Bagi HR, kejelasan tentang metode perhitungan yang dipakai dan mencantumkannya dalam peraturan perusahaan adalah cara paling efektif untuk menghindari perselisihan di kemudian hari.